Документація з екологічної безпеки: на що важливо звернути увагу?

Основними документами, що регулюють питання зберігання документації на підприємствах, є:

• Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5);
• Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).

Склад і строки зберігання документів, що створюються в організаціях певної галузі або сфері діяльності, визначаються відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання, що затверджуються відповідними державними органами, центральними органами та установами за погодженням з Державною архівною службою України.

Строки зберігання документів, визначених Переліком № 578/5, є мінімальними, – їх не можна скорочувати.

Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених Переліком № 578/5, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації (за рішенням керівництва підприємства).

Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Наявність установлених строків зберігання документів передбачає створення підприємством необхідних для цього умов. Тож документи, які необхідно зберігати постійно, до передачі їх до архіву необхідно зберігати у спеціальних приміщеннях або закритих шафах. За їх збереження відповідають особи, які займаються природоохоронною діяльністю.

Дозвільну документацію необхідно зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Правилами № 1000/5 передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання до архіву зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах.

Заборонено!

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їхньої цінності не дозволяється (п 2.13 Переліку № 578/5). Для проведення експертизи документів утворюється постійно діюча експертна комісія (відповідно до Наказу керівника про утворення експертної комісії).

Експертиза цінності документів проводиться щороку.

Зберігання первинних документів з начислення та внесення податків визначено також Податковим кодексом України від 02.12.2010 № 2755-VI. Так, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).

Зауважимо, що платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених зазначеними вище документами. Тому необхідно зберігати податкові декларації, подані до фіскальної служби.

Розробка документів з екологічної безпеки є важливим кроком до упорядкування екологічної діяльності та зниження ризиків — як природоохоронних, так і фінансових. Правильно оформлена документація допоможе запобігти штрафних санкцій та оптимізувати результати підприємства.

Розуміючи реалії роботи в сьогоднішніх умовах, ми зібрали найнеобхідніші зразки та шаблони, щоб ви не витрачали час на механічну роботу та задля забезпечення неперервної роботи.

Вантажте – використовуйте зразок – заповнюйте – друкуйте. Готово!