Як електронний документообіг рятує планету

Інтерв’ю з комерційним директором сервісу обміну електронними документами «Вчасно» Костянтином Юрченком

«Лише за 2,5 роки ми змогли зберегти 30 тонн паперу, а це понад 1 тис. дерев».

Як бізнес може долучитися до вирішення проблем довкілля і чому екологічність є конкурентною перевагою компанії? Прокоментуйте важливість цього питання для бізнесу натепер.

К. Ю.: Тема екології в Україні часто асоціюється з благодійністю: модний тренд без економічної вигоди. Найпопулярніші акції серед українських компаній — сортування та збір сміття, переробка відходів та ін. Але насправді світ давно вже розуміє, що екологічність бізнесу — це більш комплексний підхід. ООН визнала захист довкілля однією зі складових глобальної концепції сталого розвитку суспільства разом із економічною та соціальною. Сьогодні майже всі світові компанії формують власні стратегії, зважаючи на ці фактори. Їх досвід доводить, що внесок приватного сектору в глобальний сталий розвиток не лише сприяє вирішенню екологічних та соціальних проблем, а й створює додатковий прибуток.

Серед основних принципів екологічного бізнесу я би назвав раціональне використання матеріальних ресурсів, якісні послуги та продукти, чесні відносини з партнерами, клієнтами та конкурентами, забезпечення співробітникам комфортних умов праці та відсутність негативного впливу на довкілля.

Як електронний документообіг (ЕДО) для бізнесу співвідноситься з темою екологічного бізнесу?

К. Ю.: Електронний документообіг (ЕДО) так чи інакше впливає на виконання бізнесом усіх принципів екологічності. Як виглядає класичний обіг документів у компанії? Зазвичай співробітники роздруковують декілька екземплярів одного папірця і за день може бути понад десяток. Майже половина таких роздруківок потрапляє у сміття вже до вечора. Це не просто додаткові відходи і величезні витрати на папір, а ще й негативний вплив на довкілля: знищення лісів та зменшення біорозмаїття. У середньому від 1 до 3 % загальних витрат компанії спрямовані на подібний документообіг.

Додайте до цього заплутані процеси узгодження, які забирають час та псують нерви співробітникам. А ще загублені при доставці документи, через що погіршуються відносини з партнерами або клієнтами тощо. Електронний документообіг не створює таких проблем, а тому надає змогу компаніям вести бізнес більш екологічно, дбаючи і про довкілля, персонал і партнерів.

Що отримує компанія від переходу на електронні документи?

К. Ю.: Ми умовно поділяємо вигоду від електронного документообігу на дві категорії: основну та додаткову.

До першої, безперечно, відноситься фінансова вигода. Електронні документи — це величезна економія на доставці, роздруківках, витратах часу співробітників. Деякі компанії тримають цілий штат для роботи з документами.
Суттєвий позитивний ефект ми також спостерігаємо у відносинах із клієнтами та партнерами. Швидкість підписання договорів та документів первинної бухгалтерії призводить до зниження простроченої дебіторської заборгованості та відсутності касових розривів. Крім того, електронні документи не губляться, що є вкрай важливим під час податкової перевірки. Вони не потрапляють до рук третіх осіб (кур’єри, офіс-менеджери, тощо), а це значно мінімізує витік інформації.

До категорії додаткових вигод можемо віднести підвищення рівня задоволеності співробітників: вони отримують можливість використати свій робочий час на вирішення більш цікавих завдань, аніж на нудну роботу з папірцями.
Не менш важливим є й формування іміджу бренда компанії як інноваційного та eco-friendly.

Чи існують цікаві кейси екоефекту від запровадження ЕДО?

К. Ю.: За 2,5 роки через систему електронного документообігу «Вчасно» пройшло понад 5 млн документів. Ця кількість вражає! Але більш цікавим є те, що стоїть за цифрами. Завдяки нашим клієнтам ми змогли зберегти майже 30 тонн паперу, а це понад 1 тис. дерев. Уявіть, ліс площею близько 1 га, який виділяє 0,5 тис. тонн кисню в повітря.

Щодо фінансового ефекту, то, наприклад, один із перших клієнтів сервісу «Вчасно» — торговельний майданчик zakupki.prom.ua — заощаджує понад 5 млн грн на рік. Ця економія стала можливою завдяки скороченню витрат на кур’єрські послуги, папір та обслуговування офісної техніки.

Чи є актуальним аргументом екоефект для впровадження ЕДО?

К. Ю.: Безперечно, так. Ми дедалі частіше зустрічаємо клієнтів, які дотримуються принципів сталого розвитку і для яких екологічність — це складова довгострокової стратегії корпоративної соціальної відповідальності. А електронний документообіг є одним із найпростіших та найефективніших інструментів для цього. 

Чи існують країни-лідери, де бізнес та держава мінімізували споживання паперу, замінивши його цифровими альтернативами?

К. Ю.: Яскравий приклад — Естонія та її єдина платформа X-Road, до якої підключені органи влади та приватні компанії. Завдяки цій платформі державні установи та реєстри обмінюються документами між собою в електронному вигляді. А громадяни можуть замовити та отримати понад 3 тис. видів послуг онлайн.

Особливо вражає цифровізація медичних установ та швидкої допомоги, лікар якої може запросити інформацію про пацієнта онлайн.

Які практики Україна може запозичити?

К. Ю.: На мою думку, в Україні вже є успішні проекти. Наприклад, система електронних публічних закупівель ProZorro. І новий уряд оголосив про низку ініціатив у напряму цифрового майбутнього: перехід на електронний документообіг державних установ, створення «держави у смартфоні» — цифровізація всіх держпослуг для громадян. А мобільні оператори запровадили підтримку Mobile ID. Це електронний цифровий підпис, завдяки якому можна підтверджувати документи безпосередньо зі смартфону. Проте я переконаний, що варто і далі розширювати та впроваджувати цифрову взаємодію між бізнесом, державою та громадянами, використовуючи досвід таких країн, як Естонія, могли зберегти 30 тонн паперу, а це понад 1 тис. дерев».

Які практики Україна може запозичити?

К. Ю.: На мою думку, в Україні вже є успішні проекти. Наприклад, система електронних публічних закупівель ProZorro. І новий уряд оголосив про низку ініціатив у напряму цифрового майбутнього: перехід на електронний документообіг державних установ, створення «держави у смартфоні» — цифровізація всіх держпослуг для громадян. А мобільні оператори запровадили підтримку Mobile ID. Це електронний цифровий підпис, завдяки якому можна підтверджувати документи безпосередньо зі смартфону. Проте я переконаний, що варто і далі розширювати та впроваджувати цифрову взаємодію між бізнесом, державою та громадянами, використовуючи досвід таких країн, як Естонія.

Джерело: журнал «ECOBUSINESS. Екологія підприємства» №11, 2019